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Der Order-to-Cash (O2C) Prozess ist eine Abfolge von Schritten innerhalb eines Unternehmens, die damit beginnt, dass ein Kunde eine Bestellung aufgibt, und endet damit, dass das Unternehmen die Zahlung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen erhält.
Der O2C-Prozess kann in folgende Schlüsselschritte unterteilt werden:
Vertragsmanagement & Auftragsabwicklung: Sobald ein Kunde ein Angebot oder einen Vertrag akzeptiert, wird eine Verkaufsbestellung erstellt und der rechtliche Prozess beginnt. In diesem Schritt sollten Kunden auch in der Lage sein, ihre Daten, Pläne, Upgrades oder Downgrades zu ändern, die dann in der Auftragserfüllung berücksichtigt werden. Dies wird in Selbstbedienungsportalen verwaltet, die mit Abonnementverwaltungssoftware konfiguriert werden können.
Versand und Auftragserfüllung: Nachdem die Verkaufsbestellung im System vorliegt, werden Produkte oder Dienstleistungen geliefert, entweder physisch oder digital (im digitalen Wirtschaftsumfeld als Warenausgabe bezeichnet).
Rechnungsstellung, Zahlungen und Inkasso: In modernen O2C-Prozessen sendet ein Abrechnungssystem eine Rechnung direkt nachdem der Kunde das Produkt oder die Dienstleistung erhalten hat. Die Zahlung erfolgt gemäß den Rechnungsbedingungen, und wo erforderlich, wird der Inkassoprozess verwaltet. Ein Werkzeug zur Zahlungsverwaltung auf Seiten des Anbieters wird verwendet, um zu konfigurieren, welche Zahlungsgateways und -methoden verfügbar sind und in welchen Situationen sie am besten den Bedürfnissen der Kunden entsprechen.
Erlöserkennung: Die bestätigte Zahlung wird erfasst, und die Erlöse werden gemäß den einschlägigen Rechnungslegungsstandards (wie ASC 606 oder IFRS 15) erkannt. Es ist wichtig, dass diese Funktion als Teil einer umfassenderen Steuer- und Buchhaltungskonfigurations-Engine verfügbar ist.
Analyse & Berichterstattung: Nach Abschluss des O2C-Prozesses können gesammelte Daten analysiert und Berichte erstellt werden, um potenzielle Verbesserungsbereiche im Gesamtprozess zu ermitteln.
Im Allgemeinen können diese Schlüsselschritte leicht unterschiedlich segmentiert werden, aber der gesamte O2C-Prozess folgt immer dem gleichen Muster:
Vertragsmanagement -> Auftragserfüllung -> Rechnungsstellung & Abrechnung -> Zahlung & Inkasso -> Erlöserkennung -> Analyse und inkrementelle Verbesserungen (nicht unbedingt erforderlich für den Abschluss des Kunden-O2C-Prozesses, aber äußerst nützlich für interne Verbesserungen).
