Die versteckten Kosten der Digitalisierung
Digitale Geschäftsmodelle wie Subscription, XaaS, Pay-per-Use oder hybride Modelle eröffnen neue Wachstums- und Umsatzpotenziale – bringen aber auch neue Herausforderungen für die Finanzorganisation mit sich. Insbesondere dann, wenn Umsatzflüsse zwischen mehreren Partnern in einem komplexen Wertschöpfungsnetzwerk verteilt werden müssen. Unsere Praxis zeigt: Die größte operative Hürde liegt nicht im Vertrieb, sondern meist auch in der buchhalterischen Realität.
CFOs von Unternehmen, die entweder bereits in digitale Geschäftsmodelle investieren haben oder kurz davorstehen, müssen die Multi-Party Abrechnung neu denken – nicht als rein operative Funktion, sondern als potenziellen Wachstumsblocker und Kostenrisiko. Vor allem wenn das digitale Geschäftsmodell hoch skalieren wird, sowohl in Bezug auf das Umsatzwachstum als auch geografisch. Denn insbesondere dort, wo mehrere Partner in die Wertschöpfungskette eingebunden sind, wird die Abrechnung schnell zum Engpass.
Denn für die durchschnittliche Bearbeitung (Manuelle Bearbeitung, nicht automatisiert) einer Rechnungseingangsprüfung inklusive Verbuchung im ERP-System durch einen Buchhalter ergeben sich folgende Werte:
- Die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung liegt bei etwa 25 bis 29 Minuten bzw. 0,42 bis 0,48 Stunden pro Rechnung.
Diese Werte beinhalten die Prüfung, Kontierung und Verbuchung im ERP-System. Der tatsächliche Aufwand kann je nach Komplexität der Rechnung, Prozessorganisation und Automatisierungsgrad auch noch variieren – sowohl nach unten, aber auch nach oben.
Die Folge:
Verstärkt durch den zunehmenden Fachkräftemangel in der Buchhaltung wächst mit ansteigendem Volumen der Rechnungseingangsprüfungen und -Verbuchungen meist auch die Fehleranfälligkeit, die Durchlaufzeiten erhöhen sich und Skalierbarkeit der Abrechnungsprozesse wird teils massiv eingeschränkt.
Inhaltsverzeichnis
Die Skalierungsfalle: Ursachen und Auswirkungen ineffizienter Abrechnungsprozesse
- Fehlende Automatisierung
Viele Unternehmen setzen weiterhin auf Excel-gestützte Workarounds oder teilautomatisierte Prozesse. Mit jedem neuen Partner oder Produkt vervielfacht sich der manuelle Aufwand – nicht nur eine direkte Bremse für Wachstum und Effizienz, sondern viel mehr ein massiver OPEX-Kostentreiber.
Folge: Skaleneffekte werden konterkariert, Kosten steigen exponentiell, und Compliance-Risiken steigen. - Fragmentierte Systemlandschaften
Nicht integrierte ERP-, CRM- und Payment-Systeme verhindern konsistente Datenflüsse und erschweren eine automatisierte Abwicklung. Finance-Teams werden zum Flaschenhals.
Folge: Verzögerungen und Ineffizienz bei der Umsatzverteilung und Weiterverrechnung, steigende Fehlerrisiken in der Steuerlogik und erhöhte Anforderungen an manuellem Eingreifen durch Finance-Teams. - Komplexe Vertragslogiken
Digitale Geschäftsmodelle erfordern die flexible Abbildung unterschiedlichster Abrechnungs- und Weiterverrechnungslogiken – von Einmalzahlungen über wiederkehrende Abos mit nutzungsbasierten Komponenten bis hin zu hybriden Vertragsmodellen. Diese komplexen Vertragslogiken sprengen oft die Abbildungsfähigkeit traditioneller Systeme.
Folge: Neue Geschäftsmodelle können nicht effizient pilotiert werden, der Rollout wird blockiert, Innovationen und Time-to-Market werden gebremst.
Die systemische Perspektive: Warum Multi-Party Billing neu gedacht werden muss
Die Lösung liegt nicht in der manuellen Optimierung, sondern in einem strukturell neuen Best-Practice Ansatz: Multi-Party Billing muss als durchgängig automatisierter und regelbasierter Gutschriftprozess verstanden und technologisch abgebildet werden.
Statt auf Rechnungen der Partner zu warten und diese manuell zu prüfen und zu verbuchen, wird die Abrechnung idealerweise als automatisierter Gutschriftprozess umgesetzt. Der Ablauf:
Die Plattform erstellt basierend auf den Umsatz- und Weiterverrechnungsregeln automatisch eine Gutschrift für jeden Partner.
Die Gutschrift enthält die vollständige Auswertung und dient als Abrechnungs- und Auszahlungsgrundlage.
Die typische Eingangsrechnungsprüfung entfällt in der Regel vollständig, Kontierung, Verbuchung und Zahlungslaufbuchung erfolgt automatisch.
Fazit:
Dieser Ansatz reduziert den Buchungs- und Prüfungsaufwand nahezu vollständig, beseitigt dadurch Engpässe und schafft die Voraussetzung für echte Skalierbarkeit – auch in komplexen Multi-Party Netzwerken. Gleichzeitig werden wertvolle Kapazitäten in der Buchhaltung für wertsteigernde Aufgaben freigesetzt.
Best-Practice Lösungsbausteine für hochskalierbare, digitale Geschäftsmodelle der Zukunft
Eine zukunftsfähige Multi-Party Abrechnungslösung zeichnet sich durch folgende Kernmerkmale aus:
- Regelbasierte Automatisierung von Buchungen und Gutschriften: Umsatzverteilung automatisiert und transparent durchführen – auch bei komplexen Beteiligungs- und Verrechnungsmodellen, inklusive automatischer Rückbuchungen der Gutschriften im Fall von Storno bzw. Kündigungen durch den Endkunden.
- Flexible Abrechnungslogiken kombinieren können: Subscriptions, nutzungsbasierte Gebühren, Einmalzahlungen etc.
- Modulare Architektur: Erweiterbar für neue Partner-Ökosysteme, Märkte, Währungen und Geschäftsmodelle.
- Internationale Steuer- und Gebührenlogiken berücksichtigen
- „API-first“ Integrationen: nahtlose, durchgängige Integrationen in bestehende Systemlandschaften (ERP, CRM, Payment).
- Auditable Compliance: Vollständige Dokumentation und Nachvollziehbarkeit für Audits, Steuerprüfungen und interne Kontrollsysteme (IKS).
Nur so wird die Multi-Party Abrechnung vom Kostentreiber und Wachstumsrisiko zur Wachstumsressource.
CFO-Fazit: Multi-Party Abrechnung neu denken
Für CFOs ist es entscheidend, den Abrechnungsprozess nicht als isolierte Funktion, sondern als Plattformkompetenz zu betrachten. Nur wer die operativen Hürden systemisch adressiert, kann Wachstum ermöglichen, ohne dabei Komplexitätskosten explodieren zu lassen. Der vollautomatisierte Gutschriftprozess bei Multi-Party Abrechnungen ist dabei der Schlüssel – nicht nur zur Effizienz, sondern zur strategischen Zukunftsfähigkeit. Er schafft die Voraussetzung für dynamisches Wachstum, kürzere Time-to-Market-Zyklen und langfristige Resilienz in komplexen digitalen Ökosystemen.