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Der Order-to-Cash (O2C)-Prozess1 ist einer der Schlüsselfaktoren, die über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden.
Er umfasst alles vom Eingang einer Bestellung (ob für ein physisches Produkt, ein digitales Abonnement, einen Pay-per-Use-Service oder eine Mischung daraus) über die Erfüllung der Kundenerwartungen bis hin zum Zahlungseingang.
Ein gut funktionierender O2C-Prozess ist präzise, skalierbar und erfordert wenig manuellen Aufwand. Umgekehrt wirken sich mangelhafte Prozesse sehr negativ auf das Geschäftsergebnis und den Ruf eines Unternehmens aus. Da O2C-Prozesse die verschiedensten Abteilungen berühren, kann es die unternehmensinterne Koordination vor große Herausforderungen stellen.
Hinzu kommt, dass Unternehmen unter Druck stehen, ihre Prozesse an neue Geschäftsmodelle wie Abonnements oder nutzungsabhängige Preise anzupassen. Leider sind die Legacy-IT-Systeme, auf die sich viele Unternehmen verlassen, für diesen Zweck oft ungeeignet.
Doch glücklicherweise gibt es eine Lösung, die den O2C-Prozessablauf enorm vereinfacht und viel Spielraum für neue Geschäftsmodelle lässt: die Automatisierung von Order-to-Cash-Prozessen.
Doch was sind eigentlich die Vorteile der O2C-Prozess-Automatisierung? Und wie kann Ihr Unternehmen von der Implementierung einer intelligenten Order-to-Cash-Plattform profitieren, damit Sie unnötige Fehler vermeiden, die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern verbessern, neue Geschäftsmodelle schnell an den Markt bringen können und Ihre Umsätze in großem Maße steigern können?
Inhaltsverzeichnis
Die 5 Vorteile der O2C-Prozess-Automatisierung
Die O2C-Automatisierung bietet sowohl für Unternehmen als auch für ihre Kunden ein großes Erfolgspotenzial. Die Vorteile sind vielfältig und reichen von der Effizienz und Rentabilität der Unternehmen bis hin zu Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.
Sehen wir uns die fünf wichtigsten Vorteile der Automatisierung von Order-to-Cash-Prozessen einmal an:
1. Höhere Effizienz
Ein häufiges Problem der Unternehmen sind ihre Legacy-IT-Systeme, die nicht oder nur unzureichend miteinander kommunizieren. Oder die vorhandenen Systeme verfügen nicht über die notwendigen Funktionen, die für die effiziente Durchführung von Order-to-Cash-Aufgaben erforderlich sind.
Daraus ergeben sich gleich mehrere Herausforderungen. Die Mitarbeiter müssen manuell zwischen verschiedenen Tools wechseln und Daten aus einer Software in eine andere übertragen (Stichwort Datensilos).
Hierbei werden die Mitarbeiter zu menschliche API-Schnittstellen. Und wenn man bedenkt, wie viele Systeme an einem O2C-Prozess beteiligt sind, lässt sich das Ausmaß des Problems hinsichtlich Aufwand, mangelnder Flexibilität und Fehleranfälligkeit leicht erkennen.
Im Gegensatz dazu sorgt die smarte Automatisierung von O2C-Prozessen für die Lösung von Effizienzproblemen. Eine Order-to-Cash-Plattform führt alle am Prozess beteiligten Systeme an einer zentralen Stelle zusammen.
Mit Hilfe von modernen APIs lässt sich der Datentransfer zwischen Abteilungen, Systemen und Geschäftsbüchern automatisieren und Datensilos werden aufgelöst.
Hinzu kommt, dass auf diese Weise zeitfressende manuelle Aufgaben in den Bereichen Vertragsmanagement, Abrechnung, Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr und Mahnwesen automatisiert werden können, so dass sich die Mitarbeiter auf die Aufgaben konzentrieren können, die das Unternehmen wirklich voranbringt.
Und das Beste daran ist, dass automatisierte O2C-Prozesse in großem Maße skalierbar sind. Unternehmen können ihre Effizienz steigern, ohne den Personalbedarf oder die Arbeitsbelastung ihrer Teams zu erhöhen.
2. Geringe Fehleranfälligkeit
Fragmentierte Order-to-Cash-Prozesse führen zu Fehlern. Dies ist nicht verwunderlich, wenn Mitarbeiter bei jedem Schritt des O2C-Prozesses manuell eingreifen müssen, insbesondere wenn die Anzahl der Transaktionen in die Millionen geht.
Leider kann ein einziger Tippfehler dazu führen, dass dem falschen Kunden das falsche Produkt in Rechnung gestellt wird – oder weniger in Rechnung gestellt wird, als dem Unternehmen eigentlich zusteht. Genau an dieser Stelle spielt die Automatisierung eine entscheidende Rolle.
Automatisierte O2C-Prozesse übertragen Daten direkt zwischen den Systemen, von der Bestellung über die Rechnungsstellung und den Zahlungsabgleich bis hin zum Versand – so werden unnötige Fehler vermieden und ein reibungsloser Arbeitsablauf gewährleistet.
3. Höhere Kundenzufriedenheit
Fehler, lange Lieferzeiten und ein Mangel an Transparenz führen zu unzufriedenen Kunden und schlechten Bewertungen. Die Verbraucher von heute erwarten, dass alles reibungslos funktioniert.
Ein einziger Fehler kann ihr Vertrauen in einen Anbieter untergraben und dazu führen, dass dieser einen potenziellen Kunden verliert oder ein treuer Kunde abwandert.
Dank der Order-to-Cash-Automatisierung ist es Unternehmen jedoch möglich, bei richtiger Handhabung eine erstklassige Customer Journey zu gewährleisten.
Die Mischung aus reibungslosem O2C-Prozess und einem professionellem Kundenservice sorgen für ein erfolgreiches Kauferlebnis und damit für eine hohe Kundenzufriedenheit und gute Kundenbindung.
Self-Service-Portale erleichtern es Kunden, den Kaufvorgang selbst zu steuern und jederzeit zu kontrollieren. Wenn sie auf „Kaufen“ klicken, erhalten sie umgehend eine Auftragsbestätigung per E-Mail, einen Link zur Verfolgung ihres Auftragsstatus in Echtzeit und eine korrekte Rechnung.
Wenn die O2C-Prozesse nahtlos ineinander greifen, ist auch die Bestellbearbeitung und -abwicklung in kürzester Zeit erledigt. Sollte der Kunde dennoch Hilfe benötigen, muss sich das Kundensupport-Team nur um die Anfragen kümmern, die der Kunde über das Portal selbst nicht selbst lösen kann.
Natürlich geht es bei der Order-to-Cash-Automatisierung nicht darum, alles zu automatisieren, sondern die mühsamen, nervenaufreibenden Aufgaben zu automatisieren, die aufgrund der schieren Menge an Wiederholungen sehr fehleranfällig sind.
4. Höhere Rentabilität
Das Streamlinen von O2C-Prozessen durch Automatisierung verkürzt die Zeit, die Unternehmen für den Erhalt von Zahlungen einplanen müssen. Dies verbessert den Cashflow und senkt gleichzeitig die Kosten.
Die Studie von BCG zeigt, dass Unternehmen hierbei von den folgenden Vorteilen profitieren können:
1-3% höhere Umsätze
15-30% Kostensenkung
30% Senkung der Forderungs-laufzeiten (DSO)
Das sind Zahlen, die für Unternehmen einen wirklichen Unterschied machen.
5. Größere Mitarbeiterzufriedenheit
Abschließend sollte man als Unternehmen nicht vergessen, was die Automatisierung von Order-to-Cash-Prozessen für die Mitarbeiter bedeutet. Durch den Wegfall zeitfressender, fehleranfälliger manueller Aufgaben können sie sich auf die Aufgaben konzentrieren, die das Unternehmen voranbringen, die herausfordernd sind und ihnen Spaß bringen. Engagierte, motivierte Mitarbeiter sind wesentlich produktiver und zufriedener2. Dies zahlt in großem Maße auf das Entwicklungs- und Wachstumskonto eines Unternehmens ein und steigert die Attraktivität als Arbeitgebers, was für die Gewinnung neuer Talente von großem Vorteil ist. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie smarte Automatisierung das Wachstum und die Skalierung eines internationalen Unternehmens auf ein neues Level heben kann, ist die Success Story von Oviva und Nitrobox ein sehr schönes Praxisbeispiel.So wird Ihr Order-to-Cash-Prozess zum Erfolg
Die Vorteile eines reibungslosen, automatisierten O2C-Prozesses sind in allen Geschäftsbereichen spürbar und für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend. Genauso wichtig ist jedoch die Erkenntnis, dass ein reibungsloser O2C-Prozess nicht nur möglich, sondern für Unternehmen verschiedenster Größe auch absolut erreichbar ist.
Nitrobox wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, die Skalierung und Effizienz ihrer O2C-Prozesse durch Automatisierung zu steigern und ihr Potenzial durch intelligente Technologie voll auszuschöpfen.
Die Nitrobox Lösung bietet alle Order-to-Cash-Funktionen in einer zentralen Plattform – vom Vertragsmanagement über Abrechnung, Rechnungsstellung und Umsatzrealisierung bis hin zu Zahlungsmanagement und Mahnwesen.
Als smarte SaaS-Technologie lässt sie sich über API problemlos in die bestehende IT-Infrastruktur von Unternehmen integrieren und ermöglicht die Anbindung verschiedenster Zahlungsanbieter und -systeme.
Zudem verfügt die Nitrobox Plattform über ein intelligentes Nebenbuch-System, das große Datenmengen in Echtzeit automatisch verarbeiten und verbuchen kann. Auf diese Weise haben Finanzteams ihre Daten jederzeit im Blick und können daraus Berichte und Analysen erstellen.
Nach der automatischen Verarbeitung werden die Salden des abgeschlossenen Nebenbuchs in das Hauptbuch des Unternehmens übertragen und sorgen für einen erfolgreichen Abschluss des Order-to-Cash-Prozesses.
Heben Sie den Erfolg Ihres O2C-Prozesses mit Nitrobox auf die nächste Stufe
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Nitrobox ein wichtiger Bestandteil Ihres Order-to-Cash-Prozesses werden kann, vereinbaren Sie eine persönliche Demo mit einem unserer Monetarisierungsexperten.
Lassen Sie uns gemeinsam das volle Potenzial Ihrer O2C-Wertschöpfungskette erschließen, Ihre Umsatzströme verbessern und die Zufriedenheit Ihrer Kunden und Mitarbeiter steigern.
Anmerkung des Autors: Dieser Artikel wurde ursprünglich im Januar 2023 veröffentlicht. Wir haben diesen Artikel aktualisiert, um ihn genauer und umfassender zu machen, und neue Erkenntnisse und eine bessere Lesbarkeit hinzugefügt. Viel Spaß beim Lesen!
